Heute-Erweiterung

OmniFocus stellt mit der Heute-Erweiterung von OmniFocus eine Statuszusammenfassung auf Ihrem Schreibtisch bereit. Sie finden diese Erweiterung im Bereich Erweiterungen der macOS-Systemeinstellungen.

Wenn die Heute-Erweiterung aktiviert ist, können Sie bald fällige und überfällige Objekte in der Mitteilungszentrale anzeigen. Und wenn sie abgeschlossen sind, können Sie sie dort direkt abhaken. Der Status der Objekte und alle durchgeführten Änderungen werden in der App aktualisiert.

Wählen Sie in den „Kennzeichen“-Einstellungen von OmniFocus die Objekte aus, die in Heute-Mitteilungen angezeigt werden sollen.

Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs „Heute“ auf Bearbeiten, um die Position des OmniFocus-Widgets in der Mitteilungszentrale zu ändern.

Interaktive Mitteilungen

Wenn Sie Mitteilungen für OmniFocus auf Ihrem Mac verwenden, können Sie Dingen, um die Sie sich zwingend kümmern müssen, bei deren Anzeige durch eine erzwungene Interaktion mehr Dringlichkeit zuweisen.

Wechseln Sie zum Einrichten interaktiver Mitteilungen zuerst zu den „Mitteilungen“-Einstellungen und vergewissern Sie sich, dass Auf diesem Mac benachrichtigen aktiviert ist. Öffnen Sie als Nächstes Mitteilungen in den macOS-Systemeinstellungen und wählen Sie OmniFocus in der App-Liste aus. Wählen Sie Hinweise als den Mitteilungstyp, den Sie erhalten möchten.

Ab jetzt bleiben auf dem Mac empfangene OmniFocus-Mitteilungen auf dem Bildschirm, bis Sie sie verwerfen. Beim Verwerfen eines Hinweises haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Schließen: Verwirft die Mitteilung, ohne sie auf andere Weise zu beeinträchtigen.

• Aktionen: Öffnet ein Untermenü mit den Optionen Abschließen und Erinnern. Mit der ersten Option wird das Objekt in OmniFocus als abgeschlossen markiert, mit der zweiten wird es in 15 Minuten erneut angezeigt. Ein solches Aufschieben der Mitteilung wirkt sich nicht auf die dem Objekt zugeordneten Datumsangaben aus, sondern schiebt nur die Mitteilung auf, um später wieder angezeigt zu werden.

• Objekttitel: Klicken Sie auf den Objekttitel, um OmniFocus zu öffnen und das Objekt in der Perspektive „Vorausschau“ im derzeit aktiven Fenster anzuzeigen. OmniFocus wird gestartet, falls das Programm zu diesem Zeitpunkt geschlossen ist.

Als TaskPaper kopieren

Die meisten Aspekte eines OmniFocus-Objekts können als Tags in der mit reinem Text geschriebenen Syntax dargestellt werden, die von der Aufgabenliste-App TaskPaper von Hog Bay Software verwendet wird. Mit dem Menüobjekt Bearbeiten > Als TaskPaper kopieren können Objekte und ihre Eigenschaften, z. B. Fälligkeitsdatum, Tag oder Wiederholungstyp, einfach aus OmniFocus in andere Apps übertragen werden, die die Tag-Syntax von TaskPaper unterstützen.

OmniFocus unterstützt auch das Einsetzen von Listen in reinem Text, die in der TaskPaper-Syntax formatiert sind, in das geöffnete Fenster einer OmniFocus-Datenbank. Während Als TaskPaper kopieren verwendet werden kann, um OmniFocus-Objekte mit TaskPaper selbst zu teilen, wird der Befehl hauptsächlich als Mittler zwischen OmniFocus und anderen Apps verwendet, die das Tag-System von TaskPaper unterstützen.

Dies kann beispielsweise verwendet werden, um Dutzende oder Hunderte von OmniFocus-Objekten auf einmal zu verarbeiten, wobei sie einen vollständigen Vorgang durchlaufen. Sie werden aus OmniFocus in die TaskPaper-Syntax konvertiert, dann werden die Aktionen des Batchprozesses ausgeführt und abschließend werden sie wieder OmniFocus hinzugefügt, ohne wichtige Metadaten zu verlieren.

In diesem Support-Artikel finden Sie weitere Informationen zur TaskPaper-Syntax und eine Liste der unterstützten TaskPaper-Tags.

Archivierung und Backup

Wenn Ihre Datenbank groß oder schwerfällig wird, viele nicht benötigte Objekte enthält oder Sie sich auf alte Versionen Ihrer Daten zurückbeziehen müssen, sind die Archivierungs- und Backupfunktionen von OmniFocus für Mac hilfreich.

Erstellen eines Archivs

Nachdem Sie OmniFocus für längere Zeit täglich verwendet haben, ist Ihre Datenbank möglicherweise sehr groß. Insbesondere wenn Sie mit einem Mobilgerät synchronisieren, könnte sich dies auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit auswirken. Bei den meisten Objekten handelt es sich wahrscheinlich um abgeschlossene oder aufgegebene Objekte, die Sie selten oder nie überprüfen müssen. Aus diesem Grund bietet OmniFocus einen Befehl zum Archivieren solcher alten Objekte in einer anderen Datei, damit Sie mit Ihrer Hauptdatenbank weiterhin effizient arbeiten können.

Wählen Sie zum Archivieren Ihrer alten Daten im Menü „Ablage“ die Option Alte Daten in das Archiv bewegen. Daraufhin wird ein Fenster mit einem Datumsfeld angezeigt. Jegliche Objekte, die vor diesem Datum abgeschlossen wurden, oder aufgegebene Objekte, die seit diesem Datum nicht geändert wurden, werden in das Archiv bewegt.

OmniFocus sichert Ihre Archivdatei und Ihre Hauptdatenbank am gleichen Ort:

• Omni Store-Version:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

• Mac App Store-Version:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

„~“ steht für Ihren Benutzerordner. Wenn Sie die archivierten Daten anzeigen möchten, wählen Sie im Menü „Ablage“ Archiv öffnen. Ihr Archiv wird daraufhin in einem separaten Fenster geöffnet.

Wenn Sie Objekte aus einem durchsuchten Archiv übertragen möchten, bewegen Sie die Objekte per Drag & Drop an den gewünschten Ort in der Hauptdatenbank (kopieren und einsetzen funktioniert auch). In beiden Fällen bleibt eine Kopie in den Archiven; die archivierte Kopie kann als Datensatz beibehalten oder manuell gelöscht werden, um Ordnung zu halten.

Wiederherstellen von einem Backup

OmniFocus geht beim sorgfältigen Datenerhalt auf Nummer sicher und sichert Ihre Datenbank automatisch alle zwei Stunden in einem der folgenden Ordner.

• Omni Store-Version:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

• Mac App Store-Version:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

OmniFocus behält jeweils bis zu 100 Backups Ihrer Datenbank. Dies entspricht ungefähr der Datenmenge, die anfällt, wenn OmniFocus zwei Wochen ununterbrochen ausgeführt wird (eine längere Dauer für die meisten Benutzer, weil ein Backup nur ausgeführt werden kann, wenn OmniFocus geöffnet ist).

Wählen Sie zum Wiederherstellen einer Backupversion der Datenbank im Menü „Ablage“ den Befehl „Backups“ im Finder anzeigen. Doppelklicken Sie dann auf die Backupdatei, die Sie anzeigen möchten. Die Datei wird in einem separaten OmniFocus-Fenster geöffnet, damit Sie sie durchsuchen und bestimmen können, ob es die gewünschte ist. Ist dies der Fall, wählen Sie in der Hinweisleiste Auf dieses Backup zurücksetzen. Anschließend wird die aktuelle Datenbank durch dieses Backup ersetzt.

Drucken

Um Inhalte aus OmniFocus auf Papier zu drucken oder als PDF zu sichern, richten Sie zuerst ein Fenster mit den gewünschten Daten ein, indem Sie einen Fokus  festlegen, Objekte in der Seitenleiste auswählen oder in der Gliederung Zeilen erweitern oder reduzieren. Wählen Sie dann im Menü „Ablage“ den Befehl Drucken. OmniFocus ändert die Größe des Inhalts, sodass er horizontal auf die gewählte Seite passt.

Exportieren

Ihre Daten gehören Ihnen. Wenn Sie sie in andere Programme exportieren, Skripte damit ausführen, sie im Internet veröffentlichen oder auf andere Weise verarbeiten möchten, können Sie dies gerne tun und dafür genau das von Ihnen gewünschte Format verwenden.

Wählen Sie zum Exportieren der Datenbank Ablage > Exportieren und wählen Sie dann ein Format und einen Ort aus. Verfügbare Dateiformate:

• OmniFocus-Dokument: Dies ist ein gewöhnliches OmniFocus-Dokument, wie auch das für Ihre Datenbank verwendete. Wenn Sie solche Datei in OmniFocus öffnen, wird sie in einem eigenen Fenster angezeigt und Sie können damit normal arbeiten. Allerdings werden datenbankspezifische Einstellungen (z. B. eigene Perspektiven und Darstellungsoptionen) nicht übernommen.

• Reiner Text: Dies ist eine einfache Darstellung Ihrer Daten als reiner Text, die im Texteditor Ihrer Wahl geöffnet werden kann.

• Einfaches HTML-Dokument: Dies ist eine HTML-Darstellung Ihrer Daten in einer Einzeldatei. Das Stylesheet und selbst die Symbole sind im HTML-Code eingebettet. Falls Sie mit CSS vertraut sind, können Sie die resultierenden Daten nach Ihren Vorstellungen stilistisch aufarbeiten.

• Kommagetrennte Werte (CSV und CSV UTF-16): CSV ist eine allgemeine Syntax für alte und neue Programme auf allen Plattformen. Alle Ihre Daten sind in einer reinen Textdatei enthalten, wobei die Spalten durch Kommas voneinander getrennt sind. Sobald Ihre Daten im CSV-Format vorliegen, können Sie Skripte damit ausführen, sie in ein anderes Format konvertieren oder in anderen Programmen öffnen, die dieses Format unterstützen (wie beispielsweise OmniPlan). Falls andere Programme die Nicht-ASCII-Zeichen in Ihrer CSV-Datei, wie beispielsweise Buchstaben mit Akzent oder nicht-lateinische Schriftzeichen, nicht richtig lesen können, versuchen Sie den Export mit der Option „CSV UTF-16“.

• Backup-Dokument (OmniFocus): Mit dieser Exportoption wird eine Datei in einem Format (.ofocus-backup) erstellt, das im Wesentlichen dem standardmäßigen OmniFocus-Datenbankformat entspricht. Es gibt einen entscheidenden Unterschied.

  Im Gegensatz zu einer standardmäßigen OmniFocus-Datenbankdatei wird beim Öffnen eines Backups in OmniFocus die Option Auf dieses Backup zurücksetzen in einer Hinweisleiste unterhalb der Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf diese Taste, um Ihre lokale Standarddatenbank durch die Datenbank zu ersetzen, die in diesem Backup enthalten ist.

AppleScript-Unterstützung

OmniFocus Pro bietet Ihnen Zugriff auf leistungsfähige Skriptingwerkzeuge, die die integrierte AppleScript-Bibliothek nutzen. Öffnen Sie für den Zugriff auf das Funktionsverzeichnis der OmniFocus-spezifischen Skriptbefehle den Skript-Editor und wählen Sie Ablage > Funktionsverzeichnis öffnen (Umschalt-Befehl-O). Wählen Sie dann in der eingeblendeten Liste OmniFocus.app.

Sie können Skripte, die in der OmniFocus-Symbolleiste angezeigt werden, hinzufügen, indem Sie sie in dem Verzeichnis ablegen, auf das mit dem Menüobjekt Hilfe > Skriptordner öffnen direkt zugegriffen werden kann.

Sehen Sie sich die unten aufgeführten Ressourcen an, um erste Ideen, Tipps und Hilfe für das Hinzufügen der Automatisierung zu Ihrem OmniFocus-Arbeitsablauf zu erhalten:

• AppleScript-Diskussion in den offiziellen OmniFocus-Foren.

• Eine AppleScript-Übersicht, Tipps und eine erweiterte Liste von Ressourcen finden Sie unter Inside OmniFocus.

OmniFocus für das Web

OmniFocus für das Web ist eine browserbasierte zugehörige App, die zusammen mit OmniFocus für Mac und iOS funktioniert, um von jedem modernen Webbrowser aus Zugriff auf die Kernfunktionen von OmniFocus zu bieten. Die App wird als optionales abonnementbasiertes Add-on zu Ihrem vorhandenen OmniFocus-Kauf oder als Teil eines OmniFocus-Abonnementpakets bereitgestellt.

Weitere Informationen zum Abonnieren von OmniFocus für das Web finden Sie hier.